OxOffice Online 社群版操作手冊

• 使用者基本資料設定
• 變更基本資料
• 變更密碼
• 功能列介紹
• 新增、刪除、移動
• 新增目錄
• 刪除目錄
• 移動目錄
• 新增檔案
• 刪除檔案
• 移動檔案
• 上傳及下載檔案
• 上傳檔案
• 下載檔案
• 線上開啟文件
• 開啟文件
• 轉換檔案
• 分享文件及共同編輯設定
• 分享文件
• 分享目錄
• 分享安全性設定
• 共同編輯
• 它欄頁籤資訊

使用者基本資料設定

變更基本資料

使用帳號登入後，請點選右上方佇列中的頭像圖示，在下拉式選單中點選「設定」，如下圖所示：

     

進入到左欄中「個人資訊」的頁籤，可以先調整「語言」欄位，將其調整至「正體中文(台灣)」或是其他語系。

請注意：當您第一次更改時，系統會自動跳出「再次輸入使用者密碼」的畫面，驗證完畢，即可成功更改語言，如下圖所示：

接著，您可以修改「大頭貼照」「全名」、「信箱」、「電話號碼」、「地址」、「所在地」、「網站」、「Twitter」等資訊。

其中「所在地」的部分與時間有關，切換後才會有正確的時間，如下圖所示：

變更密碼

若要變更密碼，點選左欄「安全性」的頁籤，在「密碼」區域，左欄位輸入使用者目前的密碼，右邊欄位設定新的密碼，完成後按下「變更密碼」，即可變更成功，如下圖所示：

設定成功後會出現「已儲存」的訊息，代表已設定成功。

功能列介紹

關於「設定」頁籤之它欄功能列介紹：

「活動」：選擇希望接受郵件通知或在應用程式中顯示的活動。勾選後，系統會自動儲存您的設定，如下圖所示：

「行動裝置及桌面」：可透過「Desktop app」「Android」「ios」存取您的檔案，如下圖所示：

「協助工具」：可選擇「高對比主題」、「黑暗主題(測試)」、「閱讀障礙字型」如下圖所示：

下圖為勾選「黑暗主題(測試)」，所呈現的畫面：

新增、刪除、移動

新增目錄

使用者登入後，如想新增目錄，按下上方佇列中的「檔案」圖示，接著點選「+」的圖示，會出現「新資料夾」的字樣，點選後，輸入新資料夾的名稱，按下「Emter鍵」，即可在本層新增一個空目錄。如下圖所示：

若要更改目錄名，可直接在該目錄上點選「右鍵」選單中的「重新命名」，即可完成動作，如下圖所示：

 

刪除目錄

如想刪除目錄，點選資料夾後方的「···」圖示，出現下拉式選單，點選「刪除資料夾」，即可完成動作，如下圖所示：

【注意】若目錄內有其他檔案，則會一併刪除，系統不會提出警告。

另外，若不小心刪除了目錄，可至回收桶將目錄還原，點選上方佇列中的「檔案」圖示，回到主頁畫面，點選左下角的「回收桶」，如下圖所示：

接著，找到您丟棄的目錄，點選後方的「還原」如下圖所示：

移動目錄

如要移動或是複製目錄，點選目錄後方「…」圖示，點選下拉式選單中的「移動或複製」的選項，即可移動或是複製目錄，如下圖所示：

接下來請選擇要把目錄移動或複製到哪個資料夾，如下圖所示：

新增檔案

使用者登入後， 按下上方佇列中的「檔案」圖示，接著點選「+」的圖示，點選下拉式選單中的「新建文件」，接著，輸入您的檔名，按下「Enter鍵」及可完成新增，如下圖所示：

刪除檔案

若要刪除檔案，點選該檔案後方的「…」圖示，出現下拉式選單，點選「刪除檔案」，即可完成動作，如下圖所示：

如想批次刪除檔案，勾選前面的checkbox列表，接著點選上方欄位「…動作」，下拉式選單中的「刪除」，即可完成刪除的動作，如下圖所示：

若不小心誤刪了檔案，可至回收桶將檔案還原，點選上方佇列中的「檔案」圖示，回到主頁畫面，點選左下角的「回收桶」，如下圖所示：

接著，找到您丟棄的檔案，點選後方的「還原」如下圖所示：

移動檔案

若要移動檔案，點選檔案後方的「…」圖示，會出現下拉式選單，點選「移動或複製」，即可完成移動的動作，如下圖所示：

接下來，請選擇要把檔案移動或複製到哪個資料夾，如下圖所示：

若要批次移動檔案，則先點選檔案前方的checkbox圖示，將要移動的檔案一併選取，再按下「…」圖示，出現下拉式選單，點選「複製或移動」，即可完成動作，如下圖所示：

上傳及下載檔案

上傳檔案

使用者登入後，若要上傳檔案，點選左上角「檔案夾」圖示，回到目錄的最上層，並按下「+」的圖示，會出現下拉式選單，點選「上傳檔案」，如下圖所示：

接下來，選擇要上傳的本機檔案，ex：上傳檔名為「OXOOL_資料」，如下圖所示：

上傳後，即可看見上傳的檔案「OXOOL_資料」，結果如下圖：

另外，也可將上傳的檔案「添加到最愛」，方便下次編輯檔案時，可以快速找尋，如下圖所示：

當下一次編輯檔案時，即可點擊左欄中的「最愛」，找到你要的檔案，如下圖所示：

下載檔案

若要下載檔案，點選該檔案後方的「…」圖示，會出現下拉式選單，點選「下載」，即可完成下載檔案的動作，如下圖所示：

若是要批次下載檔案，先勾選檔案前方的checkbox圖示，將要下載之檔案一併選取，再按下「…」圖示，出現下拉式選單，點選「下載」，如下圖所示：

線上開啟文件

開啟文件

目前OxOOL所支援的ODF文件格式為odt、ods、odp，支援的微軟文件格式為doc、docx、xls、xlsx、ppt 及 pptx。

若要開啟已經編輯、儲存好的文件，可直接於瀏覽器開啟，使用者登入後，點選畫面左上角的「檔案夾」圖示，回到最上層並點選想開啟之文件。

以下圖示分別為打開文字檔案(.odt)、試算表(.ods)、簡報(.odp)檔案的畫面：

開啟文字檔案(.odt)的畫面如下：

開啟試算表(.ods)的畫面如下：

開啟簡報(.odp)的畫面如下：

轉換檔案

若您要將檔案進行轉換，ex：轉換為.docx檔，可點選上方佇列的「檔案」點選下拉式選單中「下載為」。目前OxOOL所支援的格式有以下.pdf、 .txt、 .html、 .odt、.doc、 .docx、 .rtf，供選擇，如下圖所示：

分享文件及共同編輯設定

分享文件

在OxOOL的環境下，可透過以下的兩種方式，進行分享的動作：

第一種方法：適用於給內部有帳號的使用者。

使用者登入後，至目錄的最上層，點選所有分享的檔案，點選後方「分享」之圖示，如下圖所示：

輸入您想要分享的帳號或群組名稱並按下「Enter」鍵，如左下圖所示：

系統的使用者預設值都可「允許編輯」，若只允許被分享的使用者唯讀，只要取消「允許編輯」即可。另外，點選後方「…」之圖示，即可進行相關詳細的分享設定(詳細的介紹請見下方)，如右下圖所示：

     

關於「分享設定」之它欄介紹：

• 「允許再次分享」：可讓被分享的使用者，再次將文件分享出去。
• 「指定到期日」：設定分享的截止日。
• 「給收件人的訊息」：透過系統內部傳送給被分享的使用者。
• 「取消分享」：手動取消分享。

第二種方法：適用於分享給外部使用者。

讓外部使用者透過連結就可以直接看到檔案，點選畫面中的「分享連結」後方「+」的符號，如左下圖所示：

    

點選「+」符號後，會出現下拉式選單，如右上圖所示：

另外，當按下「+」後，已生成一個對外的URL，此時按下右下圖的圖示，即可成功複製此分享之連結，如下圖所示：

分享連結「+」符號各欄介紹：

• 「允許編輯」：外部使用者不須登入即可線上編輯檔案。
• 「隱藏下載」：外部使用者無取消下載檔案的權限。
• 「密碼防護」：需要輸入一組密碼才可查看檔案。
• 「指定到期日」：設定檔案之分享截止日期。
• 「加入另一個連結」：再新增一個分享的URL。

 

分享目錄

分享目錄的方式與分享檔案的設定完全相同。

分享安全性設定

此一設定較適合分享給外部使用者，開啟分享後，可以勾選「密碼防護」並設定一組密碼，如下圖所示：

共同編輯

若使用者將此文件分享給任一使用者(包含了內部與外部使用者)，即可開啟線上共同編輯的模式。可讓多人同一時間編輯同一份文件，及時的同步。以下圖示為兩個人共同編輯文件的畫面：

它欄頁籤資訊

上面說明了「分享」的頁籤，以下說明其它三欄的頁籤：

點選檔案後方「…」符號，會出現下拉式選單，點選「詳細資料」，如下圖所示：

「分享」：

詳細內容，請看前述「分享文件及共同編輯設定」的介紹。

「版本」：

在此頁籤中，可以看到文件修改、儲存後的歷程，點按圖中的「復原鍵」，即可還原此一版本，另外，也可分別對版本進行下載的動作。如下圖所示：

「活動」：

在此頁籤當中，你可以清楚的看到由哪位成員更動、分享、下載…等的動作，清楚掌握文件的動向。如下圖所示：

「留言」：

在此頁籤當中，可備註留言，像是完成哪一部分的更動、或是以小組的方式回報，方便了解組員的動向。如下圖所示：