OxOffice Online 社群版操作手冊
OxOffice Online V3 社群版操作手冊。
使用者基本資料設定
變更基本資料 變更密碼 功能列介紹
變更基本資料
使用帳號登入後,請點選右上方佇列中的頭像圖示,在下拉式選單中點選「設定」,如下圖所示:
進入到左欄中「個人資訊」的頁籤,可以先調整「語言」欄位,將其調整至「正體中文(台灣)」或是其他語系。
請注意:當您第一次更改時,系統會自動跳出「再次輸入使用者密碼」的畫面,驗證完畢,即可成功更改語言,如下圖所示:
接著,您可以修改「大頭貼照」「全名」、「信箱」、「電話號碼」、「地址」、「所在地」、「網站」、「Twitter」等資訊。
其中「所在地」的部分與時間有關,切換後才會有正確的時間,如下圖所示:
變更密碼
若要變更密碼,點選左欄「安全性」的頁籤,在「密碼」區域,左欄位輸入使用者目前的密碼,右邊欄位設定新的密碼,完成後按下「變更密碼」,即可變更成功,如下圖所示:
設定成功後會出現「已儲存」的訊息,代表已設定成功。
功能列介紹
關於「設定」頁籤之它欄功能列介紹:
「活動」:選擇希望接受郵件通知或在應用程式中顯示的活動。勾選後,系統會自動儲存您的設定,如下圖所示:
「行動裝置及桌面」:可透過「Desktop app」「Android」「ios」存取您的檔案,如下圖所示:
「協助工具」:可選擇「高對比主題」、「黑暗主題(測試)」、「閱讀障礙字型」如下圖所示:
下圖為勾選「黑暗主題(測試)」,所呈現的畫面:
新增、刪除、移動
新增目錄 刪除目錄 移動目錄 新增檔案 刪除檔案 移動檔案
新增目錄
使用者登入後,如想新增目錄,按下上方佇列中的「檔案」圖示,接著點選「+」的圖示,會出現「新資料夾」的字樣,點選後,輸入新資料夾的名稱,按下「Emter鍵」,即可在本層新增一個空目錄。如下圖所示:
若要更改目錄名,可直接在該目錄上點選「右鍵」選單中的「重新命名」,即可完成動作,如下圖所示:
刪除目錄
如想刪除目錄,點選資料夾後方的「···」圖示,出現下拉式選單,點選「刪除資料夾」,即可完成動作,如下圖所示:
【注意】若目錄內有其他檔案,則會一併刪除,系統不會提出警告。
另外,若不小心刪除了目錄,可至回收桶將目錄還原,點選上方佇列中的「檔案」圖示,回到主頁畫面,點選左下角的「回收桶」,如下圖所示:
接著,找到您丟棄的目錄,點選後方的「還原」如下圖所示:
移動目錄
如要移動或是複製目錄,點選目錄後方「…」圖示,點選下拉式選單中的「移動或複製」的選項,即可移動或是複製目錄,如下圖所示:
接下來請選擇要把目錄移動或複製到哪個資料夾,如下圖所示:
新增檔案
使用者登入後, 按下上方佇列中的「檔案」圖示,接著點選「+」的圖示,點選下拉式選單中的「新建文件」,接著,輸入您的檔名,按下「Enter鍵」及可完成新增,如下圖所示:
刪除檔案
若要刪除檔案,點選該檔案後方的「…」圖示,出現下拉式選單,點選「刪除檔案」,即可完成動作,如下圖所示:
如想批次刪除檔案,勾選前面的checkbox列表,接著點選上方欄位「…動作」,下拉式選單中的「刪除」,即可完成刪除的動作,如下圖所示:
若不小心誤刪了檔案,可至回收桶將檔案還原,點選上方佇列中的「檔案」圖示,回到主頁畫面,點選左下角的「回收桶」,如下圖所示:
接著,找到您丟棄的檔案,點選後方的「還原」如下圖所示:
移動檔案
若要移動檔案,點選檔案後方的「…」圖示,會出現下拉式選單,點選「移動或複製」,即可完成移動的動作,如下圖所示:
接下來,請選擇要把檔案移動或複製到哪個資料夾,如下圖所示:
若要批次移動檔案,則先點選檔案前方的checkbox圖示,將要移動的檔案一併選取,再按下「…」圖示,出現下拉式選單,點選「複製或移動」,即可完成動作,如下圖所示:
上傳及下載檔案
上傳檔案 下載檔案
上傳檔案
使用者登入後,若要上傳檔案,點選左上角「檔案夾」圖示,回到目錄的最上層,並按下「+」的圖示,會出現下拉式選單,點選「上傳檔案」,如下圖所示:
接下來,選擇要上傳的本機檔案,ex:上傳檔名為「OXOOL_資料」,如下圖所示:
上傳後,即可看見上傳的檔案「OXOOL_資料」,結果如下圖:
另外,也可將上傳的檔案「添加到最愛」,方便下次編輯檔案時,可以快速找尋,如下圖所示:
當下一次編輯檔案時,即可點擊左欄中的「最愛」,找到你要的檔案,如下圖所示:
下載檔案
若要下載檔案,點選該檔案後方的「…」圖示,會出現下拉式選單,點選「下載」,即可完成下載檔案的動作,如下圖所示:
若是要批次下載檔案,先勾選檔案前方的checkbox圖示,將要下載之檔案一併選取,再按下「…」圖示,出現下拉式選單,點選「下載」,如下圖所示:
線上開啟文件
開啟文件 轉換檔案
開啟文件
目前OxOOL所支援的ODF文件格式為odt、ods、odp,支援的微軟文件格式為doc、docx、xls、xlsx、ppt 及 pptx。
若要開啟已經編輯、儲存好的文件,可直接於瀏覽器開啟,使用者登入後,點選畫面左上角的「檔案夾」圖示,回到最上層並點選想開啟之文件。
以下圖示分別為打開文字檔案(.odt)、試算表(.ods)、簡報(.odp)檔案的畫面:
開啟文字檔案(.odt)的畫面如下:
開啟試算表(.ods)的畫面如下:
開啟簡報(.odp)的畫面如下:
轉換檔案
若您要將檔案進行轉換,ex:轉換為.docx檔,可點選上方佇列的「檔案」點選下拉式選單中「下載為」。目前OxOOL所支援的格式有以下.pdf、 .txt、 .html、 .odt、.doc、 .docx、 .rtf,供選擇,如下圖所示:
分享文件及共同編輯設定
分享文件 分享目錄 分享安全性設定 共同編輯 它欄頁籤資訊
分享文件
在OxOOL的環境下,可透過以下的兩種方式,進行分享的動作:
第一種方法:適用於給內部有帳號的使用者。
使用者登入後,至目錄的最上層,點選所有分享的檔案,點選後方「分享」之圖示,如下圖所示:
輸入您想要分享的帳號或群組名稱並按下「Enter」鍵,如左下圖所示:
系統的使用者預設值都可「允許編輯」,若只允許被分享的使用者唯讀,只要取消「允許編輯」即可。另外,點選後方「…」之圖示,即可進行相關詳細的分享設定(詳細的介紹請見下方),如右下圖所示:
關於「分享設定」之它欄介紹:
- 「允許再次分享」:可讓被分享的使用者,再次將文件分享出去。
- 「指定到期日」:設定分享的截止日。
- 「給收件人的訊息」:透過系統內部傳送給被分享的使用者。
- 「取消分享」:手動取消分享。
第二種方法:適用於分享給外部使用者。
讓外部使用者透過連結就可以直接看到檔案,點選畫面中的「分享連結」後方「+」的符號,如左下圖所示:
點選「+」符號後,會出現下拉式選單,如右上圖所示:
另外,當按下「+」後,已生成一個對外的URL,此時按下右下圖的圖示,即可成功複製此分享之連結,如下圖所示:
分享連結「+」符號各欄介紹:
- 「允許編輯」:外部使用者不須登入即可線上編輯檔案。
- 「隱藏下載」:外部使用者無取消下載檔案的權限。
- 「密碼防護」:需要輸入一組密碼才可查看檔案。
- 「指定到期日」:設定檔案之分享截止日期。
- 「加入另一個連結」:再新增一個分享的URL。
分享目錄
分享目錄的方式與分享檔案的設定完全相同。
分享安全性設定
此一設定較適合分享給外部使用者,開啟分享後,可以勾選「密碼防護」並設定一組密碼,如下圖所示:
共同編輯
若使用者將此文件分享給任一使用者(包含了內部與外部使用者),即可開啟線上共同編輯的模式。可讓多人同一時間編輯同一份文件,及時的同步。以下圖示為兩個人共同編輯文件的畫面:
它欄頁籤資訊
上面說明了「分享」的頁籤,以下說明其它三欄的頁籤:
點選檔案後方「…」符號,會出現下拉式選單,點選「詳細資料」,如下圖所示:
「分享」:
詳細內容,請看前述「分享文件及共同編輯設定」的介紹。
「版本」:
在此頁籤中,可以看到文件修改、儲存後的歷程,點按圖中的「復原鍵」,即可還原此一版本,另外,也可分別對版本進行下載的動作。如下圖所示:
「活動」:
在此頁籤當中,你可以清楚的看到由哪位成員更動、分享、下載…等的動作,清楚掌握文件的動向。如下圖所示:
「留言」:
在此頁籤當中,可備註留言,像是完成哪一部分的更動、或是以小組的方式回報,方便了解組員的動向。如下圖所示: