OxOffice Online 社群版操作手冊

OxOffice Online V3 社群版操作手冊。

使用者基本資料設定

變更基本資料 變更密碼 功能列介紹

使用者基本資料設定

變更基本資料

使用帳號登入後,請點選右上方佇列中的頭像圖示,在下拉式選單中點選「設定」,如下圖所示:

image-1589533092500.png      image-1589533102584.png

進入到左欄中「個人資訊」的頁籤,可以先調整「語言」欄位,將其調整至「正體中文(台灣)」或是其他語系。

請注意:當您第一次更改時,系統會自動跳出「再次輸入使用者密碼」的畫面,驗證完畢,即可成功更改語言,如下圖所示:

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接著,您可以修改「大頭貼照」「全名」、「信箱」、「電話號碼」、「地址」、「所在地」、「網站」、「Twitter」等資訊。

其中「所在地」的部分與時間有關,切換後才會有正確的時間,如下圖所示:

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使用者基本資料設定

變更密碼

若要變更密碼,點選左欄「安全性」的頁籤,在「密碼」區域,左欄位輸入使用者目前的密碼,右邊欄位設定新的密碼,完成後按下「變更密碼」,即可變更成功,如下圖所示:

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設定成功後會出現「已儲存」的訊息,代表已設定成功。

使用者基本資料設定

功能列介紹

關於「設定」頁籤之它欄功能列介紹:

「活動」:選擇希望接受郵件通知或在應用程式中顯示的活動。勾選後,系統會自動儲存您的設定,如下圖所示:

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「行動裝置及桌面」:可透過「Desktop app」「Android」「ios」存取您的檔案,如下圖所示:

image-1589533394074.png

「協助工具」:可選擇「高對比主題」、「黑暗主題(測試)」、「閱讀障礙字型」如下圖所示:

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下圖為勾選「黑暗主題(測試)」,所呈現的畫面:

 

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新增、刪除、移動

新增目錄 刪除目錄 移動目錄 新增檔案 刪除檔案 移動檔案

新增、刪除、移動

新增目錄

使用者登入後,如想新增目錄,按下上方佇列中的「檔案」圖示,接著點選「+」的圖示,會出現「新資料夾」的字樣,點選後,輸入新資料夾的名稱,按下「Emter鍵」,即可在本層新增一個空目錄。如下圖所示:

image-1589533485608.png

若要更改目錄名,可直接在該目錄上點選「右鍵」選單中的「重新命名」,即可完成動作,如下圖所示:

image-1589533498859.png

 

新增、刪除、移動

刪除目錄

如想刪除目錄,點選資料夾後方的「···」圖示,出現下拉式選單,點選「刪除資料夾」,即可完成動作,如下圖所示:

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【注意】若目錄內有其他檔案,則會一併刪除,系統不會提出警告。

另外,若不小心刪除了目錄,可至回收桶將目錄還原,點選上方佇列中的「檔案」圖示,回到主頁畫面,點選左下角的「回收桶」,如下圖所示:

image-1589533575518.png

接著,找到您丟棄的目錄,點選後方的「還原」如下圖所示:

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新增、刪除、移動

移動目錄

如要移動或是複製目錄,點選目錄後方「…」圖示,點選下拉式選單中的「移動或複製」的選項,即可移動或是複製目錄,如下圖所示:

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接下來請選擇要把目錄移動或複製到哪個資料夾,如下圖所示:

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新增、刪除、移動

新增檔案

使用者登入後, 按下上方佇列中的「檔案」圖示,接著點選「+」的圖示,點選下拉式選單中的「新建文件」,接著,輸入您的檔名,按下「Enter鍵」及可完成新增,如下圖所示:

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新增、刪除、移動

刪除檔案

若要刪除檔案,點選該檔案後方的「…」圖示,出現下拉式選單,點選「刪除檔案」,即可完成動作,如下圖所示:

image-1589534502410.png

如想批次刪除檔案,勾選前面的checkbox列表,接著點選上方欄位「…動作」,下拉式選單中的「刪除」,即可完成刪除的動作,如下圖所示:

image-1589534514174.png

若不小心誤刪了檔案,可至回收桶將檔案還原,點選上方佇列中的「檔案」圖示,回到主頁畫面,點選左下角的「回收桶」,如下圖所示:

image-1589534528673.png

接著,找到您丟棄的檔案,點選後方的「還原」如下圖所示:

image-1589534541531.png

新增、刪除、移動

移動檔案

若要移動檔案,點選檔案後方的「…」圖示,會出現下拉式選單,點選「移動或複製」,即可完成移動的動作,如下圖所示:

image-1589534757745.png

接下來,請選擇要把檔案移動或複製到哪個資料夾,如下圖所示:

image-1589534769757.png

若要批次移動檔案,則先點選檔案前方的checkbox圖示,將要移動的檔案一併選取,再按下「…」圖示,出現下拉式選單,點選「複製或移動」,即可完成動作,如下圖所示:

image-1589534781856.png

上傳及下載檔案

上傳檔案 下載檔案

上傳及下載檔案

上傳檔案

使用者登入後,若要上傳檔案,點選左上角「檔案夾」圖示,回到目錄的最上層,並按下「+」的圖示,會出現下拉式選單,點選「上傳檔案」,如下圖所示:

image-1589534807441.png

接下來,選擇要上傳的本機檔案,ex:上傳檔名為「OXOOL_資料」,如下圖所示:

image-1589534867427.png

上傳後,即可看見上傳的檔案「OXOOL_資料」,結果如下圖:

image-1589534881533.png

另外,也可將上傳的檔案「添加到最愛」,方便下次編輯檔案時,可以快速找尋,如下圖所示:

image-1589534939537.png

當下一次編輯檔案時,即可點擊左欄中的「最愛」,找到你要的檔案,如下圖所示:

image-1589534952445.png

上傳及下載檔案

下載檔案

若要下載檔案,點選該檔案後方的「…」圖示,會出現下拉式選單,點選「下載」,即可完成下載檔案的動作,如下圖所示:

image-1589535011159.png

若是要批次下載檔案,先勾選檔案前方的checkbox圖示,將要下載之檔案一併選取,再按下「…」圖示,出現下拉式選單,點選「下載」,如下圖所示:

image-1589535023813.png

線上開啟文件

開啟文件 轉換檔案

線上開啟文件

開啟文件

目前OxOOL所支援的ODF文件格式為odt、ods、odp,支援的微軟文件格式為doc、docx、xls、xlsx、ppt 及 pptx。

若要開啟已經編輯、儲存好的文件,可直接於瀏覽器開啟,使用者登入後,點選畫面左上角的「檔案夾」圖示,回到最上層並點選想開啟之文件。

以下圖示分別為打開文字檔案(.odt)、試算表(.ods)、簡報(.odp)檔案的畫面:

image-1589535065868.png

開啟文字檔案(.odt)的畫面如下:

image-1589535077239.png

開啟試算表(.ods)的畫面如下:

image-1589535090744.png

開啟簡報(.odp)的畫面如下:

image-1589535103474.png

線上開啟文件

轉換檔案

若您要將檔案進行轉換,ex:轉換為.docx檔,可點選上方佇列的「檔案」點選下拉式選單中「下載為」。目前OxOOL所支援的格式有以下.pdf、 .txt、 .html、 .odt、.doc、 .docx、 .rtf,供選擇,如下圖所示:

image-1589535130038.png

分享文件及共同編輯設定

分享文件 分享目錄 分享安全性設定 共同編輯 它欄頁籤資訊

分享文件及共同編輯設定

分享文件

在OxOOL的環境下,可透過以下的兩種方式,進行分享的動作:

第一種方法:適用於給內部有帳號的使用者。

使用者登入後,至目錄的最上層,點選所有分享的檔案,點選後方「分享」之圖示,如下圖所示:

image-1589535309694.png

輸入您想要分享的帳號或群組名稱並按下「Enter」鍵,如左下圖所示:

系統的使用者預設值都可「允許編輯」,若只允許被分享的使用者唯讀,只要取消「允許編輯」即可。另外,點選後方「…」之圖示,即可進行相關詳細的分享設定(詳細的介紹請見下方),如右下圖所示:

image-1589535326272.png      image-1589535331841.png

關於「分享設定」之它欄介紹:

第二種方法:適用於分享給外部使用者。

讓外部使用者透過連結就可以直接看到檔案,點選畫面中的「分享連結」後方「+」的符號,如左下圖所示:

image-1589535450491.png     image-1589535455301.png

點選「+」符號後,會出現下拉式選單,如右上圖所示:

另外,當按下「+」後,已生成一個對外的URL,此時按下右下圖的圖示,即可成功複製此分享之連結,如下圖所示:

image-1589535504435.png

分享連結「+」符號各欄介紹:

 

分享文件及共同編輯設定

分享目錄

分享目錄的方式與分享檔案的設定完全相同。

分享文件及共同編輯設定

分享安全性設定

此一設定較適合分享給外部使用者,開啟分享後,可以勾選「密碼防護」並設定一組密碼,如下圖所示:

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分享文件及共同編輯設定

共同編輯

若使用者將此文件分享給任一使用者(包含了內部與外部使用者),即可開啟線上共同編輯的模式。可讓多人同一時間編輯同一份文件,及時的同步。以下圖示為兩個人共同編輯文件的畫面:

image-1589535599966.png

分享文件及共同編輯設定

它欄頁籤資訊

上面說明了「分享」的頁籤,以下說明其它三欄的頁籤:

點選檔案後方「…」符號,會出現下拉式選單,點選「詳細資料」,如下圖所示:

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「分享」:

詳細內容,請看前述「分享文件及共同編輯設定」的介紹。

「版本」:

在此頁籤中,可以看到文件修改、儲存後的歷程,點按圖中的「復原鍵」,即可還原此一版本,另外,也可分別對版本進行下載的動作。如下圖所示:

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「活動」:

在此頁籤當中,你可以清楚的看到由哪位成員更動、分享、下載…等的動作,清楚掌握文件的動向。如下圖所示:

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「留言」:

在此頁籤當中,可備註留言,像是完成哪一部分的更動、或是以小組的方式回報,方便了解組員的動向。如下圖所示:

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